流程化采购招投标管理

文章来源:新博科技 编辑:admin
Ultimus流程化采购招投标解决方案以BPM平台为基础,围绕客户核心业务流程,通过采购与招投标所有环节——采购申请、招标信息发布、开标、供应商报价、中标、合同签订、到货入库、财务付款等的信息化,实现全程数据记录及人员操作可控可查,大幅减轻采购人员的负担,降低采购成本,提升企业采购、招标管理的规范性和效率化。
同时,方案符合招标过程“公开、公平、公正、透明”的需求,利于完善企业现行的招投标管理制度。

一、传统管理方式的困难

1.采购效率低、周期长
企业对供应商的选择及与供应商之间的报价、形成订单、收发货、对账等信息沟通量大,传统邮件、传真手工操作效率低、易出错,过程流转慢,无法满足市场需求的快速变化,无法实现企业高效运作。
2.招投标不规范、不透明
采购过程人为可操作度大,缺少联合竞价,招投标常导致采购成本无法有效压缩,效率不高导致采购管理成本居高不下。
3.采购信息不对称、风险认知难
采、供双方信息不对称,常导致缺料待工和计划外库存;供应商不能实时的获取招标信息,缺少采购流程实时的全程业务跟踪,无法及时应对意外变化。
4. 管理混乱、缺少统一管理
缺少统一的供应商注册、认证、评估管理体系,难以实现供应商的后备管理、优化管理。

二、解决方案应用
1.  门户搭建——内部管理门户和供应商门户
Ultimus流程化采购招投标管理平台可以根据角色为用户搭建符合其工作需要的信息门户——内部管理门户和采购门户。
内部管理门户可以实现透明化、精细化管理;采购门户可以规范采购过程,压缩采购成本,确保采购质量。
门户的搭建为企业员工和供应商提供了个性化的汇总信息,同时也搭建了供应商与企业业务系统之间的沟通桥梁。
2. 三大管理功能模块
 
(1)采购管理 ◆采购申请与审批

采购员填写采购申请和采购物料明细,经负责人审批后,可向供应商发布采购招标信息。
 
◆合同审核与签订

确定中标供应商之后,采购人员发起合同审批流程,并提交审批,审批通过后即可签订合同。
 
  ◆到货验收入库
 
采购入库流程由采购人员发起后,到货时进行质检,质检合格后进行入库登记。每次入库完成后,通过接口将入库信息传入到ERP中。
◆财务付款申请与审核

采购人员发起付款申请流程,提交给相关领导审批,财务人员收到审核通过的付款申请,进行付款操作。
(2)供应商管理 ◆供应商信息维护:
 
供应商申请注册,注册成功后维护供应商详细资料,存入ERP,自动生成供应商编号。企业会根据需求给相应供应商发送采购咨讯,供应商也可通过门户实时共享企业的信息。
◆供应商评级

建立良好的供应商评估体系对供应商优胜劣汰,有利于帮助企业挑选更优质的供应商。通过多维度的供应商评估体系纵向对单个供应商进行评估,横向对多个供应商评估结果进行比较分析。
(3)招投标管理 当前,企业进行项目采购,招标环节一般采用询比价、竞价、招投标等常见招投标方式,Ultimus流程化采购招投标系统可以满足用户多样化的招标需求,用户可以根据自身的采购计划和采购内容需求,自定义招标方式,在平台基础上构建个性化的招投标业务流程模式。  
招投标流程图
◆公开招标
 
一般而言,招标单位执行公开招标,主要包括如下环节:确定招投标项目(立项)——招标(制定招标计划、文件)——报名及资格预审——投标——开标——唱标——评标——定标——中标公告——合同签订。
◆询比价采购  

 
◆招标采购
 
采购公开招标提供比价和竞价两种报价方式,更加灵活,最大程度的压低采购成本,增加交易透明度。
   ◆中标
经过了激烈的比价和竞价环节,企业在中标审批流程结束后,就可以通过平台发布项目中标公告,供应商可在相应门户中查看自己的中标信息。

三、价值体现
1. 对企业价值的体现在:
◆ 建立供应商基础资料,对供应商统计分析,进行等级评价,有利于公司选择合格优质的供应商;
◆ 统一的招标要求、标准的质检流程,能够确保采购质量;
◆ 系统中的进行比价/竞价的招标方式,能够更有效的压低采购价格;
◆ 采购需求部门及时提交采购需求,了解采购进度,更加利于生产安排;
2. 对供应商价值的体现在:
◆ 使供应商有了统一的入口系统,建立了统一的信息处理平台;
◆ 供应商商能够及时了解公司发布的通知信息、招标信息、中标信息等,减少沟通,提高效率;
◆ 供应商可以进行订单追溯,统计分析历史记录,方便与公司核对业务往来,减小工作量,◆提高工作效率。

四、典型客户见证
为顺应企业发展的需要,医疗器械行业的翘楚——新华医疗采购了Ultimus 流程化采购招投标管理系统,解决了从采购申请、招投标、合同签订、到货付款等所有环节的完整采购过程的管理问题,未来,该平台系统会为越来越多的企业解决发展瓶颈问题。